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Coworking indipendente
Hai aperto uno spazio da 60-150 postazioni. Margini sottili, due collaboratori al massimo, vuoi smettere di rispondere a WhatsApp anche di domenica.
→ Reception ridotta a 0, +35% occupazione
SpazioK
Il coworking che si gestisce da solo
Hai aperto un coworking. Pensavi di affittare scrivanie. Invece gestisci una reception, rincorri i no-show, e passi le serate a fare fatture. SpazioK automatizza tutto: i membri prenotano via WhatsApp, fanno check-in col QR, e le postazioni vuote si liberano da sole.
Gestisce oltre 15.000 postazioni in 45 coworking
15.200+
Postazioni gestite ogni giorno in Italia
78.000
Prenotazioni elaborate al mese via WhatsApp
87%
Tasso medio di occupazione dopo 90 giorni
4.9/5
Soddisfazione dei membri (su 2.100 recensioni)
I numeri che non tornano
Un coworking di 100 postazioni ha margini sottili. Ogni costo fisso pesa, ogni scrivania vuota è fatturato perso. E la gestione manuale brucia ore che potresti dedicare a far crescere il business.
👤
Reception: €2.000+/mese
Il costo più alto dopo l'affitto. Una persona a tempo pieno solo per gestire chi entra e chi esce.
🪑
No-show: 15-25% delle prenotazioni
Scrivanie prenotate ma vuote. Potevi venderle a qualcun altro. Revenue perso ogni giorno.
📞
Prenotazioni manuali
Telefonate, email, messaggi. La receptionist passa metà giornata a gestire "domani c'è posto?"
📊
Fatturazione complessa
Abbonamenti, pacchetti ore, giornalieri. Chi ha usato cosa? Quanto deve? Serata in ufficio a fare conti.
Una giornata tipo
:(
Senza SpazioK
Lunedì
3 persone chiamano per prenotare la stessa sala. La receptionist risponde, controlla, conferma. 45 minuti persi.
Martedì
Marco ha prenotato la scrivania 12, ma non si presenta. Resta vuota tutto il giorno. Lucia era in lista d'attesa.
Mercoledì
Fine mese: devi fatturare 87 membri. Ore effettive? Chi ha usato cosa? Serata in ufficio a fare conti.
Giovedì
Review negativa: "Ho prenotato ma era occupata". Errore umano. Doppia prenotazione.
Venerdì
La receptionist è malata. Nessuno sa chi deve entrare oggi. Caos.
Margini bassi. Clienti frustrati. Tu sempre in emergenza.
:)
Con SpazioK
Lunedì
3 persone scrivono su WhatsApp: "Prenota sala A domani 10-12". Il bot risponde in 2 secondi. Zero telefonate.
Martedì
Marco non fa check-in entro 15 minuti. La scrivania torna disponibile. Lucia riceve: "Si è liberata una postazione!"
Mercoledì
Dashboard: ore per membro, già calcolate. Click: genera fatture. Click: inviate. 10 minuti totali.
Giovedì
Zero doppie prenotazioni. Il sistema non le permette. Zero review negative.
Venerdì
Nessuna receptionist, ma tutto funziona. I membri entrano con QR code. Tu sei al mare.
Margini alti. Clienti autonomi. Tu libero di far crescere il business.
Pensato per chi vive di metri quadri
Tre profili che usano SpazioK ogni giorno per riempire le scrivanie e dormire la notte.
🏨
Catena multi-sede
Gestisci 3-10 spazi in città diverse. Vuoi che un membro di Milano possa lavorare a Torino senza chiamare nessuno e con una sola fatturazione.
→ Un unico sistema per tutte le sedi, roaming automatico
🏛️
Incubatori e spazi pubblici
Sei un acceleratore, una camera di commercio o un comune. Devi accogliere startup e freelance ma non puoi permetterti uno staff dedicato.
→ Apertura 7/7 senza personale fisso
Elimina la reception
risparmia €2.000+/mese
+35% occupazione
con auto-release
-80% no-show
con sistema penalità
Funzionalità
Tutto quello che ti serve per lavorare meglio
💬
Prenotazioni via WhatsApp
I membri scrivono: "Prenota scrivania domani 9-18". Il bot conferma in 2 secondi, manda reminder, gestisce cancellazioni. Zero telefonate, zero email.
📱
Check-in con QR Code
Ogni postazione ha un QR. Il membro arriva, scansiona, inizia a lavorare. Nessuna reception necessaria. Storico presenze automatico.
⏰
Auto-Release Intelligente
Postazione prenotata ma non occupata entro 15 minuti? Torna disponibile automaticamente. Il primo in lista d'attesa riceve una notifica. Zero sedie vuote.
⚠️
Sistema Penalità No-Show
Dopo 3 no-show: blocco prenotazioni per 7 giorni. Oppure addebito automatico di €5. Regole configurabili. I membri imparano a presentarsi.
💳
Fatturazione Automatica
Calcola le ore effettive di utilizzo. Genera fatture mensili. Integrazione Stripe per pagamenti ricorrenti. Abbonamenti e pacchetti ore gestiti.
📊
Analytics Occupazione
Dashboard real-time: tasso occupazione per fascia oraria, postazioni più richieste, trend settimanali. Identifica opportunità di ottimizzazione.
Come Funziona
1
Configura le postazioni e stampa i QR code
2
Connetti il numero WhatsApp Business
3
I membri prenotano via chat e fanno check-in col QR
4
SpazioK gestisce tutto: prenotazioni, presenze, fatture
Si collega agli strumenti che già usi
Niente sostituzioni traumatiche. SpazioK si integra con calendari, pagamenti, controllo accessi e fatturazione in pochi click.
💬
WhatsApp Business
Messaggistica membri
💳
Stripe
Pagamenti ricorrenti
📅
Google Calendar
Calendari sale
📨
Microsoft 365
Calendari sale
🧾
Fatture in Cloud
Fatturazione elettronica
📄
Fattura24
Fatturazione elettronica
🔓
Nuki
Serrature smart
🔐
Salto KS
Controllo accessi
🚪
Brivo
Controllo accessi
💼
Slack
Community membri
⚡
Zapier
Automazioni
🧲
HubSpot
CRM e lead
Gestori che hanno smesso di stare in reception
“
Avevamo 2 receptionist a turni. Oggi ne abbiamo zero e l'occupazione è passata dal 62% all'89%. La cosa più assurda? I membri ci dicono che il servizio è migliorato.
GF
Giulia Ferrari
Founder · Officina K, Milano
“
Gestiamo 4 sedi tra Torino e Genova. Prima era un incubo coordinare le prenotazioni cross-sede. Con SpazioK un membro entra in qualsiasi spazio col suo QR. La fatturazione è una sola. Risparmiamo 30 ore a settimana.
AR
Andrea Ricci
Operations Manager · Hubble Spaces
“
I no-show erano il 22% delle prenotazioni. Dopo 2 mesi di auto-release e penalità configurate, siamo al 4%. Sono €1.800 al mese di fatturato recuperato senza vendere una scrivania in più.
ME
Marta Esposito
Community Manager · BeeWork Napoli
Il ROI in numeri reali
Prima
Dopo
Risparmio
Reception eliminata
€2.200/mese
€0
€2.200/mese
No-show recuperati (auto-release)
20 scrivanie/sett vuote
16 riassegnate
€640/mese
Tempo amministrativo
10 ore/settimana
2 ore/settimana
€800/mese
Errori prenotazione
3-5/settimana
Zero
Reputazione
Risparmio totale
€3.640/mese
Costo prodotto
€149/mese
=
Risultato
ROI di 24x - Si ripaga in meno di 2 giorni
Sicurezza enterprise, anche per spazi indipendenti
I dati dei tuoi membri e gli accessi fisici al tuo spazio meritano la stessa protezione di una banca.
🔐
Conformità GDPR
Dati ospitati nell'UE, DPA firmato, registro dei trattamenti pronto. I tuoi membri possono richiedere export e cancellazione con un click.
🚪
Audit log accessi fisici
Ogni check-in, ogni apertura porta, ogni QR scansionato è registrato in modo immutabile per 12 mesi. Utile per dispute, sinistri e assicurazione.
🔑
Crittografia end-to-end
Dati membri e pagamenti cifrati at-rest con AES-256 e in-transit con TLS 1.3. Stripe gestisce i dati di pagamento in modalità PCI-DSS Level 1.
🇮🇹
Server in Italia
Infrastruttura su data center Milano-Aruba. I dati non escono dai confini nazionali, nemmeno per backup. Conforme alla normativa italiana sui dati lavoratori.
Un piano per ogni dimensione di spazio
Inizia gratis fino a 20 postazioni. Cresci quando il sistema si è già ripagato. Cancella quando vuoi.
Starter
Per spazi piccoli che vogliono testare il sistema prima di scalare.
Gratisper sempre
- Fino a 20 postazioni
- Fino a 50 membri attivi
- Prenotazioni via WhatsApp (100/mese)
- Check-in QR code
- Fatturazione manuale
- Supporto via email (48h)
Più scelto
Professional
Per il coworking che vuole eliminare la reception.
€149/mese
- Fino a 200 postazioni
- Membri illimitati
- WhatsApp + auto-release illimitati
- Sistema penalità no-show
- Fatturazione automatica Stripe
- Analytics occupazione real-time
- Integrazione serrature smart
- Supporto prioritario (4h)
Business
Per catene multi-sede e operatori con più spazi.
€399/mese
- Tutto del piano Professional
- Postazioni illimitate
- Multi-sede con roaming membri
- Fatturazione consolidata
- API & webhook
- Branding white-label
- Account manager dedicato
- SLA 99.9% + onboarding on-site
Domande frequenti
I miei membri devono scaricare un'app?
No. Tutto passa da WhatsApp, che hanno già. Per il check-in basta inquadrare il QR con la fotocamera del telefono - apre una pagina web, non serve installare nulla. È stata una scelta precisa: ogni app installata in più riduce l'utilizzo del 40%.
Quanto tempo serve per essere operativi?
In media 3-5 giorni. Setup iniziale: 2 ore con il nostro team per mappare le postazioni e configurare prezzi e abbonamenti. Stampa QR code: 1 giorno. Connessione WhatsApp Business: 24h (richiede approvazione Meta). Onboarding membri: comunichi il nuovo numero, primo check-in in 10 secondi.
Cosa succede se WhatsApp ha un down?
I membri possono prenotare anche dal portale web. Il check-in funziona offline sul device (sync quando torna la connessione). Negli ultimi 24 mesi WhatsApp ha avuto 3 down sopra i 30 minuti - il nostro sistema ha continuato a far entrare le persone in tutti i casi.
I miei dati e quelli dei membri sono al sicuro?
Sì. Server in Italia (Aruba Milano), cifratura AES-256, conformità GDPR completa con DPA firmato. I pagamenti passano direttamente da Stripe (PCI-DSS Level 1), noi non vediamo mai i dati carta. Audit log immutabili per 12 mesi su tutti gli accessi fisici.
Posso integrare le mie serrature esistenti?
Dipende. Supportiamo nativamente Nuki, Salto KS, Brivo, Iseo Smart. Per altri brand abbiamo un'API generica HTTP/MQTT che copre il 90% dei sistemi sul mercato. In fase di demo verifichiamo la compatibilità: se il tuo sistema non è supportato, non ti vendiamo il piano.
Cosa succede quando supero il piano Starter?
Ti avvertiamo a 15 postazioni o 40 membri. Hai 30 giorni per decidere se passare a Professional. Nessun blocco improvviso, nessuna sorpresa in fattura. Se decidi di non upgradare, il sistema continua a funzionare per i membri già registrati ma blocca i nuovi inserimenti.
Posso esportare tutti i miei dati?
Sì, in qualsiasi momento, in CSV/Excel/JSON. Anagrafiche membri, storico prenotazioni, presenze, fatture, log accessi. Anche se cancelli l'account ricevi un export completo entro 7 giorni prima della cancellazione definitiva.
Fornite anche le scrivanie e gli arredi?
No, SpazioK è solo software. Non vendiamo mobili, non installiamo serrature, non gestiamo la pulizia. Ti integriamo con i fornitori che già hai (o che ti suggeriamo) ma non sostituiamo l'aspetto fisico del coworking. Quello resta il tuo prodotto.
Dal blog
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